ارتباط موثر چیست؟وچگونه ارتباط برقرار کنیم؟

ارتباط موثر چیزی فراتر از تبادل اطلاعات است. این در مورد درک احساسات و اهداف پشت اطلاعات است. 
ارتباط موثر به نظر می رسد که باید غریزی باشد. اما اغلب اوقات، وقتی سعی می کنیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، چیزی به اشتباه می افتد. ما یک چیزی می گوییم، دیگری چیز دیگری می شنود و سوء تفاهم، ناامیدی و درگیری پیش می آید. این می تواند مشکلاتی را در خانه، مدرسه و روابط کاری شما ایجاد کند.

ارتباط موثر چیست؟

ارتباط موثر چیزی فراتر از تبادل اطلاعات است. این در مورد درک احساسات و اهداف پشت اطلاعات است. علاوه بر اینکه بتوانید پیامی را به وضوح منتقل کنید، باید به گونه ای گوش دهید که معنای کامل آنچه گفته می شود را به دست آورید و باعث شود طرف مقابل احساس کند شنیده شده و درک می شود.

برقراری ارتباط موثر به نظر می رسد که باید غریزی باشد:

اما اغلب اوقات، وقتی سعی می کنیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، چیزی به اشتباه می افتد. ما یک چیزی می گوییم، دیگری چیز دیگری می شنود و سوء تفاهم، ناامیدی و درگیری پیش می آید. این می تواند مشکلاتی را در خانه، مدرسه و روابط کاری شما ایجاد کند.

برای بسیاری از ما، برقراری ارتباط موثرتر مستلزم یادگیری برخی مهارت های مهم است. خواه در تلاش برای بهبود ارتباط با همسر، فرزندان، رئیس یا همکاران خود باشید، یادگیری این مهارت ها می تواند ارتباط شما را با دیگران عمیق تر کند، اعتماد و احترام بیشتری ایجاد کند و کار تیمی، حل مسئله و سلامت کلی اجتماعی و عاطفی شما را بهبود بخشد.

چه چیزی شما را از برقراری ارتباط موثّر باز می دارد؟

موانع رایج ارتباط موثّر عبارتند از:

استرس و احساسات خارج از کنترل:

وقتی استرس دارید یا از نظر عاطفی تحت فشار هستید، احتمالاً دیگران را اشتباه می‌خوانید، سیگنال‌های غیرکلامی گیج‌کننده یا غیرکلامی ارسال می‌کنید و در الگوهای رفتاری ناسالم قرار می‌گیرید. برای جلوگیری از درگیری و سوء تفاهم، می توانید یاد بگیرید که چگونه قبل از ادامه مکالمه به سرعت آرام شوید.

عدم تمرکز:

وقتی چندوظیفه ای انجام می دهید نمی توانید به طور موثر ارتباط برقرار کنید. اگر تلفن خود را چک می‌کنید ، برنامه‌ریزی می‌کنید که بعداً چه می‌گویید، یا خیال‌پردازی می‌کنید، مطمئناً نشانه‌های غیرکلامی را در مکالمه از دست خواهید داد. برای برقراری ارتباط موثّر، باید از حواس پرتی اجتناب کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.

زبان بدن متناقض:

ارتباط غیرکلامی باید آنچه را که بیان می شود تقویت کند، نه با آن در تضاد باشد. اگر شما یک چیز می گویید، اما زبان بدن شما چیز دیگری می گوید، شنونده شما احتمالاً احساس می کند که شما ناصادق رفتار می کنید. به عنوان مثال، شما نمی توانید در حالی که سر خود را نه تکان می دهید، “بله” بگویید.

زبان بدن منفی:

اگر با آنچه گفته می‌شود مخالف هستید. یا از آن خوشتان نمی‌آید، ممکن است از زبان بدن منفی برای رد پیام طرف مقابل استفاده کنید. مثلاً دست‌هایتان را روی هم قرار دهید. از تماس چشمی خودداری کنید، یا به پاهایتان ضربه بزنید. لازم نیست با آنچه گفته می شود موافق باشید یا حتی آن را دوست داشته باشید. اما برای برقراری ارتباط موثر و قرار ندادن طرف مقابل در حالت تدافعی، مهم است که از ارسال سیگنال های منفی خودداری کنید.

مهارت1 ارتباط موثر : شنونده ای درگیر شوید

هنگام برقراری ارتباط با دیگران، اغلب بر آنچه باید بگوییم تمرکز می کنیم. با این حال، ارتباط موثر کمتر در مورد صحبت کردن و بیشتر در مورد گوش دادن است. خوب گوش دادن نه تنها به معنای درک کلمات یا اطلاعاتی است که در حال انتقال است، بلکه به معنای درک احساساتی است که گوینده سعی در انتقال آن دارد.

تفاوت زیادی بین گوش دادن فعال و شنیدن ساده وجود دارد.

وقتی واقعاً گوش می‌دهید – زمانی که با آنچه گفته می‌شود درگیر می‌شوید – لحن‌های ظریفی را در صدای کسی می‌شنوید که به شما می‌گوید آن شخص چه احساسی دارد و احساساتی که او سعی در برقراری ارتباط دارد. وقتی شنونده ای متعهد هستید، نه تنها طرف مقابل را بهتر درک می کنید، بلکه باعث می شوید که او احساس شنیده شدن و درک شدن کند، که می تواند به ایجاد یک ارتباط قوی تر و عمیق تر بین شما کمک کند.

با برقراری ارتباط از این طریق، فرآیندی را نیز تجربه خواهید کرد که استرس را کاهش می دهد و از رفاه جسمی و عاطفی حمایت می کند. اگر فردی که با او صحبت می کنید آرام است، برای مثال، گوش دادن به شیوه ای درگیر به آرامش شما نیز کمک می کند. به طور مشابه، اگر فرد آشفته است، می‌توانید با گوش دادن به شیوه‌ای دقیق و ایجاد احساس درک در فرد، به آرامش او کمک کنید.

اگر هدف شما درک کامل و برقراری ارتباط با طرف مقابل است، گوش دادن به شیوه ای فعال اغلب به طور طبیعی انجام می شود. اگر نشد، نکات زیر را امتحان کنید. هرچه بیشتر آنها را تمرین کنید، تعامل شما با دیگران رضایت بخش تر و با ارزش تر خواهد بود.

نکاتی برای تبدیل شدن به یک شنونده درگیر

تمرکز کامل بر روی گوینده:

اگر دائماً تلفن خود را چک می‌کنید یا به چیز دیگری فکر می‌کنید، نمی‌توانید به شیوه‌ای درگیر گوش کنید. شما باید روی تجربه لحظه به لحظه متمرکز بمانید تا بتوانید نکات ظریف و نشانه های مهم غیرکلامی را در مکالمه درک کنید. اگر تمرکز کردن روی برخی از سخنرانان برایتان سخت است، سعی کنید کلمات آنها را در ذهن خود تکرار کنید – این پیام آنها را تقویت می کند و به شما کمک می کند متمرکز بمانید.

از گوش راستت حمایت کن :

هر چقدر هم که عجیب به نظر برسد، سمت چپ مغز دارای مراکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است. از آنجایی که سمت چپ مغز به سمت راست بدن متصل است، توجه به گوش راست می‌تواند به شما کمک کند تا تفاوت‌های احساسی صحبت‌های دیگران را بهتر تشخیص دهید.

از قطع کردن صحبت یا تلاش برای تغییر جهت دادن مکالمه به نگرانی های خود خودداری کنید:

با گفتن جمله‌ای مانند «اگر فکر می‌کنید بد است، اجازه دهید به شما بگویم چه اتفاقی برای من افتاده است». گوش دادن به معنای انتظار برای نوبت صحبت کردن نیست. اگر در حال شکل دادن به آنچه قرار است بعداً بگویید، نمی‌توانید روی حرف‌های کسی تمرکز کنید. اغلب، گوینده می تواند حالات چهره شما را بخواند و بداند که ذهن شما جای دیگری است.

علاقه خود را به آنچه گفته می شود نشان دهید:

گهگاه سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید و مطمئن شوید که حالت بدن شما باز و دعوت کننده است. گوینده را تشویق کنید تا با نظرات شفاهی کوچکی مانند “بله” یا “اوههه” ادامه دهد.

سعی کنید قضاوت را کنار بگذارید:

برای برقراری ارتباط موثر با کسی، لازم نیست که او را دوست داشته باشید یا با عقاید، ارزش ها یا نظراتش موافق باشید. با این حال، برای درک کامل آنها باید قضاوت خود را کنار بگذارید و از سرزنش و انتقاد خودداری کنید. سخت ترین ارتباط، زمانی که با موفقیت اجرا شود، اغلب می تواند منجر به ارتباط نامحتمل با کسی شود.

ارائه بازخورد:

اگر به نظر می رسد قطع ارتباط وجود دارد، آنچه گفته شده را با بازنویسی منعکس کنید. «آنچه من می شنوم این است» یا «به نظر می رسد که شما می گویید»، راه های عالی برای بازتاب است. با این حال، آنچه را که گوینده گفته است به سادگی تکرار نکنید – به نظرتان غیرصادقانه یا غیر هوشمند خواهید بود. در عوض، معنای کلمات گوینده را برای شما بیان کنید. سوالاتی بپرسید تا برخی نکات را روشن کنید: “منظورت از گفتن… چیست؟” یا “آیا منظورت این است؟”

احساسات پشت کلمات را بشنوید:

این فرکانس های بالاتر گفتار انسان است که احساسات را منتقل می کند. شما می‌توانید با این فرکانس‌ها هماهنگ‌تر شوید و در نتیجه بهتر می‌توانید بفهمید که دیگران واقعاً چه می‌گویند. با تمرین دادن ماهیچه‌های کوچک گوش میانی خود (کوچک‌ترین ماهیچه‌های بدن). شما می توانید این کار را با آواز خواندن، نواختن یک ساز بادی، یا گوش دادن به انواع خاصی از موسیقی با فرکانس بالا (مثلاً یک کنسرتو سمفونی موتزارت یا ویولن، به جای راک، پاپ یا هیپ هاپ با فرکانس پایین) انجام دهید.

 

مهارت2 ارتباط موثر:به سیگنال های غیرکلامی توجه کنید

نحوه نگاه کردن، گوش دادن، حرکت و واکنش شما نسبت به شخص دیگری بیش از آنچه که تنها کلمات می توانند به آن ها کمک کنند، به او درباره احساس شما می گوید. ارتباط غیرکلامی یا زبان بدن شامل حالات چهره، حرکات و ژست های بدن، تماس چشمی، وضعیت بدن، لحن صدای شما و حتی تنش ماهیچه ای و تنفس شما می شود.

توسعه توانایی درک و استفاده از ارتباطات غیرکلامی می تواند به شما کمک کند با دیگران ارتباط برقرار کنید، منظور واقعی خود را بیان کنید، موقعیت های چالش برانگیز را هدایت کنید و روابط بهتری در خانه و محل کار ایجاد کنید.

 

• شما می توانید با استفاده از زبان بدن باز – بازوهای غیر ضربدری شده، ایستادن با حالت باز یا نشستن روی لبه صندلی خود و حفظ ارتباط چشمی با فردی که با او صحبت می کنید، ارتباط موثر را تقویت کنید.
• همچنین می‌توانید از زبان بدن برای تأکید یا تقویت پیام شفاهی خود استفاده کنید، مثلاً با دست زدن به پشت در حالی که موفقیت او را تعریف می‌کنید، یا مشت‌های خود را برای خط کشیدن زیر پیامتان بکوبید.
نحوه خواندن ارتباط غیرکلامی را بهبود بخشید

 

از تفاوت های فردی آگاه باشید:

افراد از کشورها و فرهنگ های مختلف تمایل دارند از حرکات ارتباط غیرکلامی متفاوتی استفاده کنند، بنابراین مهم است که هنگام خواندن سیگنال های زبان بدن، سن، فرهنگ، مذهب، جنسیت و وضعیت عاطفی را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، یک نوجوان آمریکایی، یک بیوه عزادار و یک تاجر آسیایی احتمالاً از علائم غیرکلامی متفاوت استفاده می کنند.

به سیگنال های ارتباطی غیرکلامی به صورت کلی نگاه کنید:

بیش از حد در یک حرکت یا نشانه غیرکلامی تمرکز نکنید. همه سیگنال‌های غیرکلامی را که دریافت می‌کنید، از تماس چشمی گرفته تا لحن صدا گرفته تا زبان بدن در نظر بگیرید. برای مثال، هر کسی می‌تواند گه‌گاهی سر بخورد و تماس چشمی را از بین ببرد، یا برای مدت کوتاهی دست‌هایش را بدون هیچ معنایی روی هم بگذارد. سیگنال ها را به عنوان یک کل در نظر بگیرید تا “خواندن” بهتری از یک شخص داشته باشید.

نحوه ارائه ارتباطات غیرکلامی را بهبود بخشید:

از علائم غیرکلامی که با کلمات شما مطابقت دارند به جای مخالفت استفاده کنید:

اگر شما یک چیزی بگویید، اما زبان بدن شما چیز دیگری را بیان کند، شنونده شما احساس سردرگمی می کند یا مشکوک می شود که شما ناصادق رفتار می کنید. برای مثال،نشستن با دست‌های روی هم و تکان دادن سر با کلماتی که به طرف مقابل می‌گویند موافق حرف‌های او هستید، همخوانی ندارد.

سیگنال های غیرکلامی خود را با توجه به زمینه تنظیم کنید:

لحن صدای شما، برای مثال، زمانی که به کودکی خطاب می‌کنید، باید متفاوت از زمانی که گروهی از بزرگسالان را خطاب می‌کنید، متفاوت باشد. به طور مشابه، وضعیت عاطفی و پس زمینه فرهنگی فردی که با او در ارتباط هستید را در نظر بگیرید.

از زبان بدن منفی خودداری کنید:

در عوض، از زبان بدن برای انتقال احساسات مثبت استفاده کنید، حتی زمانی که واقعاً آنها را تجربه نمی کنید.

اگر در مورد یک موقعیت عصبی هستید: مثلاً یک مصاحبه شغلی، ارائه مهم یا قرار اول، می توانید از زبان بدن مثبت برای نشان دادن اعتماد به نفس استفاده کنید، حتی اگر آن را احساس نمی کنید. به جای اینکه به طور آزمایشی وارد اتاقی شوید که سرتان پایین است، چشم‌هایتان را برگردانید و روی صندلی بخوابید، سعی کنید قد بلند بایستید و شانه‌هایتان را عقب نگه دارید، لبخند بزنید و تماس چشمی خود را حفظ کنید، و محکم دست بدهید. این باعث می شود که احساس اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و به آرامش طرف مقابل کمک کنید.

 

مهارت3 ارتباط موثر:استرس را کنترل کنید

تا حالا چند بار در موقع اختلاف با همسر، فرزندان، رئیس، دوستان یا همکارانتان استرس داشته اید؟ 

اگر بتوانید به سرعت استرس را از بین ببرید و به حالت آرام برگردید، نه تنها از چنین پشیمانی جلوگیری می کنید، بلکه در بسیاری از موارد به آرام کردن طرف مقابل نیز کمک خواهید کرد. تنها زمانی که در حالتی آرام و ریلکس هستید، می‌توانید بدانید که آیا موقعیت به پاسخ نیاز دارد یا سیگنال‌های طرف مقابل نشان می‌دهد که بهتر است سکوت کنید.

با حفظ آرامش تحت فشار، به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید:

از تاکتیک های توقف استفاده کنید:

قبل از پاسخ دادن،به خودتان فرصت فکر کردن بدهید.

مکث کنید تا افکارتان را جمع آوری کنید:

سکوت لزوما چیز بدی نیست.

یک نکته را ذکر کنید و یک مثال یا اطلاعات پشتیبانی ارائه دهید:

اگر پاسخ شما بیش از حد طولانی باشد،علاقه شنونده را از دست خواهید. یک نکته را با یک مثال دنبال کنید و سپس واکنش شنونده را بسنجید تا بگویید آیا باید نکته دوم را بیان کنید.

سخنان خود را به وضوح بیان کنید:

در بسیاری از موارد، نحوه بیان چیزی می تواند به اندازه آنچه می گویید مهم باشد. واضح صحبت کنید، لحن یکنواخت داشته باشید و تماس چشمی برقرار کنید. زبان بدن خود را آرام و باز نگه دارید.

با یک خلاصه جمع کنید و سپس متوقف شوید:

پاسخ خود را خلاصه کنید و سپس صحبت را متوقف کنید، حتی اگر سکوت در اتاق باقی بماند. شما مجبور نیستید سکوت را با ادامه صحبت پر کنید.

کاهش سریع استرس برای ارتباط موثر

وقتی مکالمه شروع به داغ شدن می کند، به چیزی سریع و فوری نیاز دارید تا از شدت عاطفی کم کنید. با یادگیری کاهش سریع استرس در لحظه، می‌توانید با خیال راحت احساسات قوی را که تجربه می‌کنید بررسی کنید، احساسات خود را تنظیم کنید و رفتار مناسبی داشته باشید.

تشخیص دهید که چه زمانی دچار استرس می شوید.

اگر هنگام برقراری ارتباط استرس دارید، بدن شما به شما اطلاع می دهد. آیا عضلات یا شکم شما سفت است؟یا دستان شما گره کرده است؟ نفس شما کم عمق است؟

قبل از تصمیم به ادامه گفتگو یا به تعویق انداختن آن ، لحظاتی را به آرامش خود اختصاص دهید.

حواس خود را به کمک بیاورید. بهترین راه برای تسکین سریع و مطمئن استرس از طریق حواس – بینایی، صدا، لامسه، چشایی، بویایی – یا حرکت است. به عنوان مثال، می توانید یک نعناع فلفلی را در دهان خود بپاشید، یک توپ استرس را در جیب خود فشار دهید، چند نفس عمیق بکشید، ماهیچه های خود را ببندید و شل کنید، یا به سادگی یک تصویر آرامش بخش و سرشار از حس را به یاد آورید. هر فرد به طور متفاوتی به ورودی حسی واکنش نشان می دهد، بنابراین باید مکانیسم مقابله ای را پیدا کنید که برای شما آرامش بخش باشد.

به دنبال طنز در موقعیت باشید:

هنگامی که از شوخ طبعی به درستی استفاده شود، راه بسیار خوبی برای کاهش استرس در هنگام برقراری ارتباط موثّر است. 

مایل به سازش باشید:

گاهی اوقات، اگر هر دوی شما بتوانید کمی خم شوید، می‌توانید حد وسط شادی پیدا کنید که سطح استرس را برای همه افراد درگیر کاهش دهد. اگر متوجه شدید که طرف مقابل خیلی بیشتر از شما به یک موضوع اهمیت می دهد، ممکن است سازش برای شما آسان تر و سرمایه گذاری خوبی برای آینده رابطه باشد.

موافقت کنید که در صورت لزوم مخالف باشید و زمانی را از موقعیت دور کنید تا همه بتوانند آرام شوند:
در صورت امکان به بیرون از خانه قدم بزنید یا چند دقیقه به مدیتیشن بپردازید. حرکت بدنی یا پیدا کردن یک مکان آرام برای بازیابی تعادل می تواند به سرعت استرس را کاهش دهد.

 

مهارت4 ارتباط موثر:خود را اثبات کنید

بیان مستقیم و قاطعانه باعث ایجاد ارتباط واضح می شود و می تواند به تقویت عزت نفس و مهارت های تصمیم گیری شما کمک کند. قاطعیت به این معناست که افکار، احساسات و نیازهای خود را به شیوه ای باز و صادقانه بیان کنید و در عین حال از خود دفاع کنید و به دیگران احترام بگذارید. این به معنای خصمانه، تهاجمی یا مطالبه گر بودن نیست. ارتباط موثر همیشه به معنای درک طرف مقابل است، نه پیروز شدن در بحث یا تحمیل عقاید خود به دیگران.

برای بهبود قاطعیت:

برای خود و گزینه هایتان ارزش قائل باشید:

آنها به اندازه دیگران مهم هستند.

نیازها و خواسته های خود را بشناسید:

بیاموزید که آنها را بدون تضییع حقوق دیگران بیان کنید

افکار منفی را به شیوه ای مثبت بیان کنید:

عصبانی بودن اشکالی ندارد ، اما باید احترام هم حفظ کنید.

بازخورد مثبت دریافت کنید:

تمجیدها را با مهربانی بپذیرید، از اشتباهات خود درس بگیرید، در صورت نیاز کمک بخواهید.

“نه” گفتن را یاد بگیرید:

محدودیت های خود را بشناسید و اجازه ندهید دیگران از شما سوء استفاده کنند. به دنبال گزینه های جایگزین باشید تا همه از نتیجه احساس خوبی داشته باشند.

 

منبع:helpguide.org

ترجمه: هیات تحریریه راز تیوان | علی عباسی